Clouds für Selbstständige und Freiberufler

Cloud-Services gehören als fester Bestandteil zur modernen Arbeitswelt. So nutzen auch Selbstständige und Freiberufler eine Cloud für ihre Tätigkeit. Wir zeigen, warum Clouds für Selbstständige und freiberuflich arbeitende Menschen viele Vorteile mit sich bringen.

Warum benötigen Selbstständige eine Cloud?

IT-Infrastrukturen auszugliedern, ist durch den Fortschritt der Technologie auch für Freiberufler attraktiv. Effiziente Rechen- und Speicherleistungen sorgen dafür, dass Selbstständige durch Cloud-Angebote sowohl Kosten einsparen als auch ihre Flexibilität steigern können. Cloud Computing ersetzt eigene Server und kostenintensive IT-Strukturen wie Virtual Private Networks (VPN). Anwender nutzen die Cloud, ohne sich um die Wartung eigener Server und der Backup-Infrastruktur kümmern zu müssen. Diese Aufgaben liegen in den Händen der jeweiligen Cloud-Anbieter. Sie bieten Datensicherheit, installieren die neuesten Updates der Software und stellen Tools für die Arbeit bereit.

Im Gegensatz zu einer Public Cloud steht eine Private Cloud nur für den Betrieb eines bestimmten Kunden zur Verfügung. Die Public Cloud bietet hohe Skalierungseffekte und ist deshalb eine preiswerte Alternative zur eigenen IT-Infrastruktur. Allerdings sollte ein Unternehmen genau prüfen, wie sicher die gespeicherten Daten vor fremdem Zugriff sind.

Die Private Cloud ist ein adäquater Ersatz zur eigenen IT-Infrastruktur. Allerdings ist das Unternehmen oder ein IT-Dienstleister weiterhin in vollem Umfang für die Konfiguration, Updates und die Sicherheit verantwortlich. Lediglich mit der Hardware, den Rechenzentren und der generellen IT-Infrastruktur muss sich der Kunde nicht befassen. Cloud-Lösungen für selbständig arbeitende Menschen unterscheiden sich allgemein in drei Leistungsstufen:

Anwendungsoptionen einer Cloud für einzelne Unternehmer

Eine Cloud-Anwendung bietet viele Funktionen, die sich für Selbstständige und Freiberufler lohnen.

Clouds als Online-Speicher übernehmen die Funktion einer digitalen Festplatte. Freiberuflern steht bedarfsgerecht immer so viel Speicherplatz zur Verfügung wie nötig. Gerade für selbständige Fotografen oder Filmschaffende ist das eine ideale Option, um große Dateien wie Fotos und Videos sicher abzuspeichern. Sie besitzen in Echtzeit und über verschiedene Endgeräte einen verschlüsselten Zugriff auf ihre Daten.

Ein Cloud-Speicher speichert nicht nur Dateien, sondern sichert sie auch durch ein Backup. Alle abgelegten Daten sind gegen Schäden durch Feuer und Wasser oder Einbrüche geschützt. Hier bieten Cloud-Lösungen wie TeamDrive mit automatisierten und regelmäßigen Backups und automatischen Wiederherstellungszeitpunkten einen wesentlichen Vorteil gegenüber lokalen Festplatten und Backups.

Daten zu synchronisieren und von jedem Ort der Welt sicher zugreifen zu können, ist eine weitere Funktion, die gerade für Einzelunternehmen sehr effizient ist. Menschen, die selbständigen Tätigkeiten nachgehen, besitzen oft kein eigenes Büro, weil sie in Coworking-Spaces oder remote arbeiten. Deshalb nutzen sie mobile Endgeräte für den sicheren Zugriff auf die Cloud, in der Daten synchronisiert und damit aktuell vorliegen. Diese Funktion unterstützt freiberuflich tätige Menschen, mit Partnern und Kunden gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Daten auszutauschen.

Die Vorteile einer Cloud für Selbstständige und Freiberufler

Mobilität und Flexibilität

Cloud-Speicher lassen sich online über das Internet nutzen. Dadurch bedarf es keiner lokal installierten Software auf dem eigenen Rechner oder spezieller Hardware. Online haben Anwender von überall Zugriff auf gespeicherte Daten in der Cloud. Damit fördern Cloud das mobile Arbeiten, das gerade für selbständige Menschen enorm wichtig ist. Durch das Angebot von Apps für das Smartphone oder Tablet erweitern sich Nutzung und Einsatzmöglichkeiten sogar noch.

Kosteneffizienz

Einer der wichtigsten Gründe für die Anwendung von Cloud-Angeboten sind die Kosten. Der Service wird in den meisten Fällen auf Basis des tatsächlichen Bedarfes und nicht anhand einer Pauschale abgerechnet. Das spart bares Geld. Zudem werden Clouds meistens nach dem Baukastenprinzip angeboten. Kosten fallen nur für die Funktionen an, die tatsächlich für Freiberufler nützlich sind und den Workflow erleichtern. Andere Module oder Funktionen lassen sich nachträglich zubuchen oder abbestellen. Aus diesem Grund sind Clouds für Selbstständige ideal, weil andere Software-Lösungen dagegen häufig überdimensioniert oder unzureichend sind.

Kooperation und Zusammenarbeit

Cloud Computing vereinfacht die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen. Einige Bereiche wie die Buchhaltung oder das Steuerwesen lassen sich ausgliedern. Cloud-Lösungen sind die Basis, damit Selbstständige mit externen Dienstleistern besser zusammenarbeiten können. Rechnungen oder Belege werden einfach in der Cloud abgelegt und der Buchhaltung durch passwortgeschützte Links als Download bereitgestellt. Alternativ können Freiberufler individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Cloud-Spaces und Ordner einrichten, sodass nur Berechtigte darauf einen Zugriff erhalten.

Benutzerfreundlichkeit und Service

Cloud-Dienste lassen sich einfach nutzen und die Bedienung über die Web-Oberfläche ist schnell zu erlernen. Anbieter wie TeamDrive stellen dafür übersichtliche Menüs und Dashboards sowie zahlreiche Funktionsbereiche bereit. Der Aufbau und das System der Cloud kann an das jeweilige Business der Selbstständigen angepasst werden. Im Vergleich zu cloud-basierten Angeboten wie Google Drive oder Dropbox punkten Dienstleister wie TeamDrive auch mit einem persönlichen Kundendienst.

Datenschutz, Compliance-Anforderungen und verschlüsselte Datensicherung

Nutzer von Cloud-Lösungen sollten immer auf den Schutz und die Sicherheit ihrer Daten achten. Das gilt besonders dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus existieren Compliance-Anforderungen, die für jeden Steuerzahler gelten. Unternehmen sind angehalten, alle Rechnungen, Angebote und steuerliche Unterlagen revisionssicher zu archivieren. Laut GoBD besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Das gilt auch für Unternehmen, die nur aus einer Person bestehen. Mit einer Cloud erfüllen Selbstständige und Freiberufler diese Vorgaben mit passender Software oft günstiger und einfacher als mit eigenen Servern. Um sensible Daten rechtlich einwandfrei zu schützen, rät ein Anbieter wie TeamDrive dazu, Cloud-Services zu wählen, deren Server sich in Deutschland befinden. Auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Merkmal für eine gute Cloud-Lösung. Damit erfüllen alle gespeicherten Inhalte die strengen Maßgaben des europäischen Datenschutzes (DSGVO).

TeamDrive als Cloud-Lösung für Selbstständige und Freiberufler

Das Cloud-Starter-Paket von TeamDrive bietet freiberuflich arbeitenden Menschen und Ein-Personen-Unternehmen alle Vorteile von Cloud Computing. Sie benötigen keinen eigenen Server und profitieren von einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Daten vor fremden Zugriffen schützt. Der Schutz umfasst sowohl gespeicherte Dateien als auch Daten, die verschickt werden. TeamDrive erstellt mit Disaster Recovery automatische Backups, sodass Datenverlust durch Ransomware oder Diebstahl ausgeschlossen bleibt.

Dank mobiler App und hochsicherer Verschlüsselung haben Nutzer mit dem Dienst von TeamDrive von überall geschützten Zugriff auf Daten, ohne eine VPN-Verbindung zu verwenden. TeamDrive lässt sich durch weitere Apps modular auf den individuellen Bedarf anpassen. Dafür stehen unter anderem ein Outlook Add-in für Windows oder SecureOffice-Apps für mobile Endgeräte zur Verfügung.

Freiberufler können sich darüber hinaus ihre Cloud insoweit gestalten, indem sie eigene virtuelle Datenräume und persönliche Zugriffsrechte erstellen. Es ist möglich, externe Partner oder Kunden über kostenfreie Gastlizenzen in die sicheren Datenräume einzuladen. Alternativ ist eine Datei über einen verschlüsselten Link erreichbar, der an den Empfänger geschickt wird. Dazu benötigt er keinen separaten TeamDrive-Zugang.

Das Paket Professional Starter 1 Cloud beinhaltet 10 GB Speicherplatz.

Kosten: 5,66 € pro User und Monat (bei jährlicher Zahlung)